Vind een ERP-systeem speciaal voor de groothandel

Geplaatst op 15 juni 2021

De druk op de groothandel neemt al jaren toe. Toenemende concurrentie van over de hele wereld en groeiende klanteisen zorgen ervoor dat er nieuwe manieren moeten worden gevonden om klanten op hun hoede te houden. 

ERP-systemen helpen groothandels om aan deze groeiende eisen te voldoen en zorgen voor efficiëntere processen in het hele bedrijf. We laten u zien waar ze op moeten letten bij het selecteren van uw ERP-systeem en welke voordelen u kunt bereiken door een dergelijk systeem te gebruiken. 

Wat is een ERP-systeem? – Definitie

ERP staat voor zogenaamde enterprise resource planning. Het doel van deze ondernemerstaak is om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten voor de bestaande bedrijfsprocessen. De processen moeten worden gestroomlijnd, zodat ze zo min mogelijk middelen nodig hebben.

In deze context zijn resources allemaal operationele middelen waarop een bedrijf kan vertrouwen om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Naast te verwerken goederen heeft dit ook betrekking op personeel, gereedschappen en machines, fabrieken, onroerend goed of zelfs het eigen wagenpark. 

Het is belangrijk om alle middelen zo over de processen te verdelen dat er op geen enkel moment knelpunten of storingen in de processtroom zijn. Tegelijkertijd is het belangrijk ervoor te zorgen dat er geen middelen worden verspild. Daarom is het noodzakelijk om alle processen centraal te kunnen controleren, plannen en bewaken. 

Dit is mogelijk met een ERP-systeem. Hier worden alle processen van een bedrijf eerst digitaal in kaart gebracht en vervolgens worden de gegevens samengevoegd in een centrale database. Op deze manier kunnen veel processen over afdelingen heen worden ontworpen en dus slanker. 

Het verhoogt ook de informatiestroom en transparantie in het bedrijf, wat een efficiëntere en effectievere manier van werken betekent. Vanaf nu werken alle actoren met dezelfde gegevens, wat enerzijds fouten door verouderde informatie of duplicaten etc. voorkomt en anderzijds de communicatie tussen de afzonderlijke afdelingen aanzienlijk verbetert. 

Ontwikkeling van een ERP-systeem 

Een ERP-systeem is opgebouwd uit modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Modules voor boekhouding, personeelsbeheer, logistiek, magazijnbeheer of klantrelatiebeheer zijn bijvoorbeeld te vinden in een ERP-systeem. 

Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf worden verdere modules toegevoegd of in eerste instantie uitgesloten. Elke module heeft functies die het dagelijkse werk op dit gebied ondersteunen. Vervelende terugkerende taken, zoals facturatie of controle, kunnen volledig geautomatiseerd worden door het systeem. 

Dergelijke automatiseringen zijn denkbaar in vrijwel alle gebieden van het bedrijf. Deze besparen uiteindelijk tijd en geld en zorgen ervoor dat capaciteiten elders kunnen worden vrijgegeven en winst kunnen worden gemaakt. Om dit haalbaar te maken, moet het gekozen ERP-systeem echter passen bij uw eigen bedrijf. 

De juiste ERP-provider vinden

In de loop der jaren hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen specifiek op hen aangepast. Zo zijn er ook verschillende ERP-systemen op de markt die zijn ontworpen voor groothandel. Deze bevatten speciale functies die helpen om de huidige processen te dekken. 

Dergelijke speciale functies omvatten bijvoorbeeld uitgebreid voorraadbeheer, B2B webshop integratie, slimme inkoop en vraagplanning of intelligent magazijnbeheer. De mogelijkheden die een groothandel biedt zijn bijna eindeloos. 

Veel van deze functies zijn al opgenomen in de standaardversie van een branchespecifiek ERP-systeem. Daarom is het zinvol om te zoeken naar ERP-systemen die gespecialiseerd zijn in de betreffende branche. Anders zou een standaardsoftware moeizaam moeten worden aangepast, wat tijd kost en extra kosten met zich meebrengt. 

Het vinden van de juiste software is niet altijd eenvoudig. Maar met deze 3 tips baant u zich een weg door de ERP jungle en vindt u snel geschikte ERP-systemen voor uw doeleinden. 

1. Voer een daadwerkelijke analyse uit

Allereerst moet u weten waar u aan toe bent en welk verbeterpotentieel er in uw bedrijf is. Met een daadwerkelijke analyse is het mogelijk om erachter te komen wat een ERP-systeem precies moet doen om aan uw individuele eisen te voldoen. Concrete doelen worden vervolgens geformuleerd uit de analyse. 

2. Specificaties maken

De concrete doelen worden vervolgens vastgelegd in een specificatie. Dit omvat ook alle randvoorwaarden voor uw ERP-project. Er moet bijvoorbeeld een budgetkader worden gedefinieerd, een tijdschema moet worden bepaald, het aantal gebruikers moet worden geëvalueerd en de huidige IT-infrastructuur moet ook worden geregistreerd. Vereiste interfaces met andere toepassingen moeten ook worden opgeschreven. 

Vervolgens worden alle gewenste functies die het ERP-systeem zou moeten hebben vermeld en geprioriteerd. Met de specificaties in de hand is het zoeken dan vele malen eenvoudiger. Want alleen degenen die weten wat ze eigenlijk zoeken, zullen vinden wat ze zoeken. 

3. Vergelijk ERP-systemen

Gebruik vergelijkingstools om ERP-systemen rechtstreeks naar uw vereisten te filteren en te vergelijken. Zo vindt u snel passende oplossingen en maakt u een shortlist met de beste compatibele oplossingen. Deze ERP-systemen en hun leveranciers kunnen vervolgens worden vergeleken aan de hand van verdere criteria. 

Zo spelen de ervaring van de aanbieder, de aangeboden diensten of de gebruikersinterface en de flexibiliteit van de afzonderlijke systemen dan een essentiële rol.